7 stratégies pour le traitement des réunions de dernière minute
Avez-vous jamais trouvé d'avoir à vous démener pour organiser une réunion à la dernière minute? Ne serait-il pas agréable que si et lorsque cette situation se redoutables, vous avez été bien préparé avec toutes les informations nécessaires prêt au bout des doigts? C'est pourquoi j'ai mis au point les sept stratégies de survie pour vous aider à planifier à l'inévitable, parce que vous savez comme moi, cela va se produire "someaday." Stratégie de survie # 1. Question la réunion need.Before vous vous en pilote automatique au démarrage de votre organisation de réunion de dernière minute, de contester la demande. Depuis la décision de tenir une réunion, un examen sérieux des demandes en raison des coûts impliqués, directs et indirects, vérifier la justification de la tenue de la réunion. Développer quelques questions pertinentes à poser et de savoir si une réunion de substitution, comme une téléconférence permettra d'atteindre le même Stratégie results.Survival # 2. Connaître les basics.If la réunion a vraiment besoin de faire, assurez-vous que vous prévoyez pour les bases: Quel est le but de la rencontre? Où faut-il lieu? sur ou hors site? Quand est-il prévu pour? la date et l'heure? Quel est l'ordre du jour? Qui doit être invité? Que des rafraîchissements et des collations sont-elles nécessaires? Quels sont les matériaux et l'équipement est nécessaire? Quel Voyage et réservations d'hôtel, le cas échéant, nécessaire? Quelle est la réunion de budget? Quand il s'agit de budget, de rappeler à votre patron que la bonne qualité, l'achat de dernière minute et bon marché ne sont généralement pas de corrélation. La réalité est que les prix de dernière minute, mai et arrive à un premium.Survival Stratégie # 3. Développer checklists.Checklists chaque réunion doit être l'ange gardien des planificateurs. Ils sont là pour aider en temps de trouble et d'éviter une panique inutile. Avec les centaines de pièces qui composent le puzzle de réunion, la seule manière de les rassembler et garder un œil sur tous les détails, avec une liste de contrôle. Devenir une liste fanatique et envisager d'avoir une liste pour chaque liste. Couvrir l'ensemble de vos bases. Le plus approfondie que vous êtes, plus grande est la probabilité de succès, même à la dernière minute.Survival Stratégie n ° 4. Créer un contact list.When vous besoin de quelque chose à la hâte qui ne vous appeler? Ce sont les personnes qui en ont besoin de faire votre liste de contacts. Pensez à vos besoins d'installation, de la restauration, de l'audio-visuel, etc Dresser une liste de téléphone, y compris les téléphones cellulaires, fax et courrier électronique. Gardez cette liste à jour chaque année que les contacts et leurs l'information peut changer. Site utile également inclure des ressources à mesure que vous, mais n'oubliez pas de les vérifier beforehand.Survival Stratégie # 5. Build relationships.Don 'ai hâte que vous avez besoin d'une faveur de quelqu'un, plutôt continuellement trouver des moyens de construire une "équipe de rêve" ou réseau de soutien. Construire une base de contacts d'une autre réunion de professionnels, des fournisseurs, des vendeurs et des anges, vous pouvez faire appel à la dernière minute pour vous aider. Prendre le temps de discuter de leurs stratégies et leurs ressources pour faire face à des réunions de dernière minute, et d'ajouter cette information à votre "kit de survie". N'oubliez pas d'inclure vos collègues de travail qui pourraient être désireux et en mesure d'aider à un moment de notice.Survival Stratégie # 6. Développer contingencies.Because vos plans de dernière minute, plus les chances de quelque chose ne fonctionne pas sur la façon dont vous souhaitez qu'il. Alors, quel est votre sauvegarde? Si vous n'en avez pas, tous vos plans d'origine peut être détruit en un instant, et vous serez encore plus de brouillage avant de mettre une deuxième stratégie de mise en service. Avoir un plan B prêt "dans les coulisses" juste dans le cas où vous en avez besoin. Une fois encore, la plus approfondie que vous êtes, plus grande est la probabilité de tirer de cette stratégie miracle.Survival # 7. Apprenez à laugh.Keeping un sens de l'humour va vous faire aider à prévenir folle, en colère et frustré par les gestionnaires qui quittent le désordre des choses à la dernière minute et vous attendez à des miracles. Apprendre à rire et à vous de garder une perspective sur la vie saine. Si rien d'autre, rappelez-vous que rire est une technique de survie, ce qui est bon pour votre santé et contribuera à réduire le stress et la pression artérielle levels.About Le AuthorWritten par Susan A. Friedmann, CSP, l'entraîneur des foires, Lake Placid, NY, auteur: "Meeting & Event Planning for Dummies", travaille avec les entreprises à améliorer leurs réunions et d'événements à travers le succès du coaching, de conseil et de formation. Aller à
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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