10 省時日曆& 預定的要訣
無處是界線更加清楚劃清在' 工業腦子的和' 電子腦子之間的比當它來到人們喜歡保留和使用他們的日曆的方式。這些預定的要訣真正地將做您的日曆與您談話, 是否您使用一個被包裝的集合, 印刷品在電腦日曆之外因為您喜歡本文' 看法' 為更好的計劃, 或您與您的膝上電腦同步您的個人數字助理(PDA) 並且辦公電腦和它從未擊中紙。
時間指南
雖然大家的情況是不同的我們能學會很多從管理跨國公司的CEOs 。福布斯跑了一頁文章根據與CEOs 和CFOs 的採訪關於他們的時間指南實踐。
沒有你預定了超過75% 他們的時間, 並且多數人預定了沒有比65% 他們的時間。如此您看沒有比他們的每日時間的2/3 到3/4 預定。這地球打碎原因這些世界組MBAs 搞到為這些時間指南。
首先, 一切比您認為長期需要它將。其次, 事出來, 您一定處理立即。(無論重要什麼您工作是。)
並且第三, 他從未告訴了作為軼事, "您步行入會議當有成千上萬美元在賭注運作直到最後分鐘在會議之前。由於no-one.else 在屋子裡有。" 休假在重要會議之前: 您將是更加創造性的。
現在, 我從未是在百萬美元會議, 但我與您分享這些因為我更應用這些時候指南我的工作日更好去。
緩衝帶(與暮色區域不被混淆) 允許一個小時在任一次會議的預定的結束和您的下個任命之間。如果您服務與某人安排會議在您的缺席, 解釋, 您要他們拿著這條線為大家除了您的上司和他們的上司(或或許您的配偶) 。
Leaving/Returning 從旅行
如果您回到工作在工作日的初期, 不要預定任命在中午之前。給自己某個時候打開和周到地回顧您的留言和電子郵件。如果您退回到工作午間日程表□什麼直到您如此第二天早晨有再進入時間對流程活動項目從您的旅行或會議。
相反是真實的如果您離開在旅行: 以及您的在箱子最後的回顧和電子郵件確定那裡沒有' 定時炸彈的掩藏在可能等待的休息之中允許至少一半天為旅行做準備, 。
自動反應電子郵件
為每天您將是在辦公室外面(或在會議全部darned 天再) 設定包括供選擇聯絡, 如果適當的自動反應電子郵件。既使您只是在一天, 通知每一個何時您實際上將是可利用的, 創造更加現實的期望。
聲音郵件出局資訊
當您是"在辦公室外面" 這是最佳改變您的出局資訊在您的留言。告訴他們何時您將是' 打開為企業的並且誰接觸在您的缺席。開始由說"等待! 仔細地傾聽這則消息。" 許多人自動地跳出局資訊。人民簡單地不傾聽什麼實際上是前述因為他們以前聽見了它許多次。
儘可能具體地是當提到訪問者其它來源。給人的名字、電話、電子郵件, 並且/或者網地址。更加具體的您是更加可能的它是某人將做努力得到他們的問題由您的代替回答。目標是保留提供服務, 在您的缺席。這並且消減下來積壓等候您的回歸。
電子日曆程式
多數電腦日曆程式被連接到聯絡資料庫所有恰當聯絡資訊是容易接近的。聯絡管理節目是他們更加簡單的contact/calendar 祖先的最佳的世代, 和由自動化和提供設計集中關於聯絡的所有您的資訊您的通信(電子郵件、電話、文件、e 電傳、筆記, 等) 。這真實地是一種基於關係的思維方式。
另外, 您能使用任一contact/calendaring 或與管理節目聯繫迅速設定無縫將出現在您的日曆櫥窗或在列印輸出的一個容易的項目管理工具。
輸入新聯絡您的聯絡紀錄, 使用項目名字(或代號) 對於聯繫人姓名領域。您能現在安排任務、對dos 、電話, 和特別是會議在您的日曆上與相關您的在項目的工作, 不是客戶或其他隊員。這允許您對您的里程碑計劃在各種各樣的項目, 和致力時間具體項目在您的日曆。
在網路他們的日曆這是一個特別重要技術的公司中, 因為當某人尋找開放時候安排會議並且您的日曆顯示項目會議, 他們是可能行動向其它日期。
顏色編制程式您的日曆(紙或電子)
顏色編制程式是高度有效的方式保持自己平直與現代生活的許多和各種各樣的活動。顏色編制程式儘量將減少misfiles 90%, 既使您不改變別的關於您的文件系統。
為那些使用一張紙calendar/planner, 使用鉛筆或可拭擦的筆能是有用的特別是如果您經常重寫您的日曆。我推薦, 客戶運載二支可拭擦的筆在他們的組織者; 染黑為企業任命和藍色為個人那些。
我推薦您使用四顏色圓珠筆為預定的任命以類別像黑事務, 藍色個人, 紅色旅行, 綠色項目行動項目。買大量任何种pens/pencils 您使用對顏色代碼您的日曆!
您的顏色編制程式不必須是這被複雜化並且如果您使用的當中一個許多優秀電腦日曆在您附近自動地能顏色代碼您的詞條當他們出現在屏幕和在列印輸出。
我使用聯絡管理節目叫的法案。它包括選擇分配優先權顏色的範圍到任一活動。但是, 因為我不預定什麼不是重要性我使用顏色為黑事務我的類別, 藍色個人, 紅色項目。
並且, 我高度推薦彩色顯示PDA 的在black/gray/white 顯示。PDA 的顯示區被限制因此有顏色提供您以改善的視覺作用。小心當使用日曆作用前一天檢查並且天在那個以後您看預定於所有複雜化在協調您的活動。
應用任何這些指南將幫助您在一些之外。申請可能您罐頭, 將改變方式您的所有要訣服務為更好。請做它!
Time-Saving 日曆和預定的要訣由伊芙・Abbott, 摘抄從她的新書, "怎麼對完成空間時代工作與石器時期腦子TM"
Copyright, 伊芙版權所有的Abbott 。
伊芙Abbott 的新書是線上可以得到在 http://www.organize.com 記住報名參加為更多組織者Extraordinaire's 省時要訣。享受自由腦子測驗幫助您服務在您個人最佳!
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文章來源: Messaggiamo.Com
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