Στρατηγικές για και τις αποτελεσματικές συνεδριάσεις
Ξέρατε ότι οι επιχειρησιακοί ανώτεροι υπάλληλοι ξοδεύουν για μισή χρονική συνεδρίασή τους στις συνεδριάσεις; Στην πραγματικότητα, 40 έως 50 τοις εκατό των ωρών απασχόλησής τους καταναλώνονται από τις συνεδριάσεις, σύμφωνα με μια μελέτη από το σχολείο Annenberg των επικοινωνιών σε UCLA και το πανεπιστήμιο του ερευνητικού κέντρου κατάρτισης & ανάπτυξης Μινεσότας.
Οι συνεδριάσεις είναι αναπόφευκτες - εάν είστε επιχειρησιακός ανώτερος υπάλληλος ή μέλος μιας εθελοντικής, κοινωνικής, ή πολιτικής οργάνωσης. Αλλά οι συνεδριάσεις μπορούν να είναι ένας πολύ αποτελεσματικός και αποδοτικός τρόπος να επικοινωνήσουν, εάν προγραμματίζονται κατάλληλα και διευθυμένος. Για να σας βοηθήσει να τραβήξετε από τις επιτυχείς συνεδριάσεις, είναι κατωτέρω μερικές βασικές στρατηγικές που ακολουθούν. Μπορείτε μόνο να πρέπει να εξετάσετε μερικοί από τους, εάν διευθύνετε μια άτυπη συνεδρίαση. Για μια συνεδρίαση με σημαντικές συνέπειες, πρέπει να δώσετε όλος ή οι περισσότεροι από αυτούς την προσεκτική εκτίμηση περιοχών.
Πριν από τη συνεδρίαση
Κατ' αρχάς, θα πρέπει να καθορίσετε το σκοπό της συνεδρίασης και να αναπτύξετε μια ημερήσια διάταξη με τη συνεργασία των βασικών συμμετεχόντων. Κατόπιν διανείμετε την ημερήσια διάταξη και κυκλοφορήστε το υλικό υποβάθρου, τα μεγάλα έγγραφα ή τα άρθρα μπροστά από το χρόνο. Αυτό θα κάνει τους συμμετέχοντες να αισθανθούν προετοιμασμένους, περιλήφθείτε και ενημερωμένος, έτσι μπορούν να είναι αναμένουνε για να έχουν τις πολύτιμες συνεισφορές στη συνεδρίαση.
Έπειτα, επιλέξτε έναν κατάλληλο χρόνο για τον καθέναν που συγκεντρώνει. Είναι επίσης σημαντικό να τεθεί ένα χρονικό όριο και να κολλήσει σε το, όσο το δυνατόν περισσότερο. Οι συμμετέχοντες έχουν άλλες υποχρεώσεις και θα είναι πιθανότερο να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις εάν τις καθιστάτε όσο το δυνατόν παραγωγικότερες, πιό προβλέψιμες και κοντύτερες.
Εάν είναι δυνατόν, ιδρύστε το δωμάτιο έτσι οι συμμετέχοντες μπορούν να αντιμετωπίσουν ο ένας τον άλλον σε έναν κύκλο, semi-circle - ή σε σχήμα υ σειρές για τις μεγάλες ομάδες. Η θέση που επιλέγετε πρέπει άνετα να ταιριάξει το μέγεθος της ομάδας σας. Τα δωμάτια που είναι πάρα πολύ μικρά μπορούν να πάρουν αποπνικτικά και να δημιουργήσουν την ένταση ένα μεγαλύτερο δωμάτιο είναι πιό άνετο και ενθαρρύνει τη μεμονωμένη έκφραση.
Κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης
Χαιρετήστε τους συμμετέχοντες και τους κάνετε την υποδοχή αίσθησης, ακόμη και αργοπορημένοι όπου χρειάζεται. Εάν είναι δυνατόν, χρησιμεύστε τις ελαφριές ανανεώσεις για να βοηθήσετε να σπάσει τον πάγο και να καταστήσει ο καθένας την αίσθηση άνετη.
Αρχίστε τη συνεδρίαση εγκαίρως, έτσι μπορείτε να τελειώσετε εγκαίρως. Έναρξη με την αναθεώρηση της ημερήσιας διάταξης και τον καθορισμό των προτεραιοτήτων για τη συνεδρίαση. Το ραβδί πολύ στην ημερήσια διάταξη, αλλά και ενθαρρύνει τη συζήτηση ομάδας για να συλλέξει όλες τις απόψεις. Κρατήστε τη συνομιλία στο θέμα, και μην διστάστε να ζητήσετε μόνο τα εποικοδομητικά και αρχικά σχόλια.
Διακριτικά τελειώστε τις συζητήσεις όταν δεν πηγαίνουν πουθενά ή γίνονται πάρα πολύ ευερέθιστες. Σαν ηγέτη, θέστε ένα καλό παράδειγμα με να ακούσει προσεκτικά και την παρουσίαση εκτίμησης για την εισαγωγή των συμμετεχόντων.
Κρατήστε τα πρακτικά της συνεδρίασης για τη μελλοντική αναφορά σε περίπτωση που μια ερώτηση ή ένα πρόβλημα προκύπτει. Συνοψίστε οποιεσδήποτε συμφωνίες που επιτυγχάνονται και τελειώστε τη συνεδρίαση για μια θετική σημείωση. Παραδείγματος χάριν, έχει τους συμμετέχοντες να προσφερθούν εθελοντικά να υποστηρίξει τις απόψεις τους σε ποιες καλές ιδέες ή θετικές εξελίξεις αισθάνονται οδηγημένοι από τη συνεδρίαση. Και ενώπιον του καθενός αφήνει, δεν ξεχνά να θέσει μια ημερομηνία, έναν χρόνο και τόπο για την επόμενη συνεδρίαση.
Μετά από τη συνεδρίαση
Να είστε βέβαιος να μεταγράψει και να διανείμει τα πρακτικά της συνεδρίασης μέσα σε τρεις ή τέσσερις ημέρες. Αυτό θα βοηθήσει να ενισχύσει τη σημασία της συνεδρίασης και να δώσει στους συμμετέχοντες ένα σαφές και ακριβές αρχείο αυτό που πραγματοποιήθηκε. Η συνέχεια σε οποιεσδήποτε αποφάσεις αντιπροσωπειών και εξασφαλίζει ότι όλοι οι συμμετέχοντες καταλαβαίνουν και πραγματοποιούν τις ευθύνες τους. Δώστε την αναγνώριση και την εκτίμηση στην άριστη και έγκαιρη πρόοδο. Και βάλτε οποιαδήποτε ατελή επιχείρηση στην ημερήσια διάταξη για την επόμενη συνεδρίαση.
Πρέπει επίσης περιοδικά να αξιολογήσετε τις συνεδριάσεις και να εργαστείτε σε οποιεσδήποτε περιοχές που χρειάζονται τη βελτίωση. Θυμηθείτε, συνεδριάσεις που προγραμματίζονται αποτελεσματικά - από την έναρξη που τελειώνει - μπορούν να αφήσουν τους συμμετέχοντες με μια αίσθηση της ολοκλήρωσης και να ενισχύσουν τη γενική επιτυχία της οργάνωσής σας.
Περίπου ο συντάκτης
Πνευματικά δικαιώματα Γ"β© 2004
Kate Smalley
Γραμματέας του Κοννέκτικατ
Ανεξάρτητες γραμματειακές και υπηρεσίες μεταγραφής
http://www.connecticutsecretary.com
mailto:kms@connecticutsecretary.com
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
