战略为计划和举办的有效的会议
您知道, 商业主管花费大约半他们的时间坐在会议? 实际上, 他们的工作时间的40 到百分之50 由会议消耗, 根据一项研究由通信Annenberg 学校在加州大学洛杉矶分校和明尼苏达的训练& 发展研究中心大学。
会议是不可避免的- 是否您是志愿者的商业主管或成员, 社会, 或民事组织。但会议可能是一个非常有效和高效率的方式通信, 如果适当地计划和举办。帮助您成功成功的会议, 下面是一些关键战略随后而来。您可能只需要对一些他们演讲, 如果您举办一次非正式会议。为一次会议以主要后果, 您应该给予所有或大多数这些区域仔细的考虑。
在会议之前
首先, 您将需要定义会议的目的和开发一个议程以关键参加者的合作。然后分布议程和流通背景材料、长的文件或文章在时间之前。这将使参加者感觉准备, 介入和最新, 因此他们能准备好做对会议的可贵的贡献。
其次, 选择适当的时候为大家聚集。它还重要设置限时和棍子对它, 尽量。参加者有其它承诺, 将是可能参加会议如果您使他们一样有生产力, 可预测和短尽可能。
如果可能, 设定屋子因此到会者能互相面对在圈子, 半圆- 或Ｕ形列为大小组。您选择的地点应该舒适地适合您的小组的大小。是太小罐头的房间得到闷和创造紧张; 一间更大的屋子是更加舒适的和鼓励单独表示。
在会议期间
招呼到会者和做他们感受欢迎, 甚而迟到者当适当。如果可能, 服务清淡的茶点帮助打破僵局和使大家感受舒适。
开始会议准时, 因此您能准时结束。开始由回顾议程和设置优先权为会议。严密黏附得与议程, 而且鼓励小组讨论收集所有问题的看法。保持交谈集中于题目, 和不要犹豫请求只建设性和原物评论。
委婉结束讨论当他们去无处或变得太易怒。作为领导, 树立一个好榜样由殷勤地听和显示欣赏为参加者的输入。
保留会议记录作为未来参考如果问题或问题出现。总结所有协议被达成和结束会议在正面笔记上。例如, 有参加者志愿者分享他们的见解在什么好想法或正面发展他们感觉起因于会议。并且在大家离开之前, 不要忘记设置日期、时间和地点为下次会议。
在会议以后
请务必抄录和分布会议记录在三或四天之内。这将帮助加强会议的重要性和给参加者什么的一个清楚和准确纪录发生了。接着在所有代表团决定和保证, 所有参加者了解和执行他们的责任。给认识和欣赏优秀和实时性进展。并且投入任何未完成的事务在议程为下次会议。
您应该并且评估会议和阶段性地从事需要改善的所有区域。记住, 有效地计划的会议- 从开始到结束- 可能留下参加者以成就感和提高您的组织的整体成功。
关于作者
版权6A"4a© 2004 年
Kate Smalley
康涅狄格秘书
自由职业者的秘书和副本服务
http://www.connecticutsecretary.com
mailto:kms@connecticutsecretary.com
文章来源: Messaggiamo.Com
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