7 個根本信件文字戰略
根據我得到從訪客到我的writinghelp-central.com 網站的反饋, 信件文字確定地是多數人民尋找幫助或教導的區域當它來到每日文字。
55% 訪客對我的站點尋找某一類信件文字資訊或協助。以下名單人們請求資訊的名列前茅十封信件, 按大眾化的順序:
* 推薦信件
* 辭職信
* 謝謝在上寫字
* 參考信件
* 商業函件
* 怨言信件
* 說明附件
* 銷售信件
* 介紹信件
* 道歉信件
7 個戰略
這幾個實用信件文字要訣和戰略幫助您當寫那封下封信:
1 。保持它短和對點
信件介入事務(個人或公司) 應該是簡明, 事實的, 和聚焦了。設法從未超出一頁或您將是在危險中失去您的讀者。典型的信件頁將舉行350 個到450 個詞。如果您無法得到您的點與那許多詞您大概未完成足夠的準備工作。如果需要, 告訴接收者通電話澄清所有模糊的點和然後使用信件正義總結整體情況。
2 。講清楚, 簡明, 和邏輯
在坐下寫之前, 做您需要報道在信件的一個簡要的點形式概述事態。組織那些點入您能使用的一個邏輯進步如同您的指南當您寫信。信件的邏輯塊應該是: 1. introduction/purpose, background/explanation, summary/conclusion, 行動要求聲明。使用這個概述過程組織您的方法和您的想法, 和消滅任一多餘的重複或多餘。
3 。焦點在接收者的需要
當寫信, 焦點在您的觀眾, 意欲的收信人的資訊要求。如果您能, 在您的"頭腦的眼睛", 想像意欲的接收者坐橫跨一張書桌或會議室桌從您當您解釋信件的主題。那個人需要什麼根本資訊知道通過這通信? 什麼將是他們的期望當他們打開信? 您論及了所有這些問題嗎?
4 。使用簡單和適當的語言
您的信件應該使用簡單的直接的語言, 為清晰和精確度。用途短的句子, 不讓段超出三個或四個句子。儘量, 用途語言和術語知交對意欲的接收者。不要使用技術術語和首字母縮略詞沒有解釋他們, 除非您肯定收信人通曉他們。
5 。使用短的句子和段
儘可能保持您的句子一樣短, 和打破文本簡要的段。理想地, 段不應該超出二個到三個句子。這更加容易地將使信件可讀, 將誘惑接收者讀它快, 而不是以後。
6 。回顧和校正它
做草案初稿, 和仔細地然後回顧和校正它。投入自己在收信人地方。想像自己收到信。您怎麼會起反應對它? 它會回答所有您的問題嗎? 它處理所有主要問題嗎? 語言是和口氣適當的嗎? 有時讀它對某人的自已可能大聲幫助。當您"實際上聽見" 詞它容易告訴如果它"聽起來" 不錯。
7 。雙重檢查拼寫和語法
信件是人的直接反射送它, 和由引伸, 人服務的組織。當信件的最後的內容被安定, 確信, 您跑它通過拼寫和語法檢查器。送一封信以明顯的拼寫和語法錯誤是散漫和業餘的。在這些情況下, 接收者無法由於看見真正地被責備這作為徵兆至於怎樣您(並且/或者您的組織) 大概做多數其它事。
前面基本字母文字戰略和要訣是主要常識。然而, 您會驚奇多頻繁這些非常基本的"經驗法則" 不被使用當人們寫信。
4A© 2005 年由Shaun Fawcett
Shaun Fawcett, 是普遍的文字幫助站點的萬維網主管WritingHelp-Central.com 。他並且是幾最佳的銷售的"文字工具箱" eBooks 的作者。所有他的eBooks 和他的國際上優秀自由路線, "打翻並且把戲為文字成功" 是可利用的在他的文字工具站點: http://www.writinghelptools.com
文章來源: Messaggiamo.Com
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