Die Kunst des wastebasketry
Sind Ihre Aktenschränken gefüllt so voll, dass es schwierig ist, um-und Datei-Papiere? Wenn Sie wie 80% der Menschen in den Zielgruppen, denen ich spreche, die Antwort ist "Ja". "Gibt es Dinge in Ihrem Aktenschrank Sie könnte wahrscheinlich werfen werden? "Die meisten erneut Antwort" Ja. "Also, was ist das Problem? Sicherlich eines der größten Hindernisse ist an der Zeit. Manche sagen, die Reinigung der Aktenschrank in Zukunft nicht machen Sie Geld. Meine Antwort ist "Wirklich?" Forschung zeigt die durchschnittliche Person verbringt 150 Stunden pro Jahr der Suche nach falschen Informationen. Was würde geschehen, um Ihren Gewinn, wenn Sie fügte hinzu, dass der Zeit, sich neue Kunden oder den Verkauf neuer Produkte oder Dienstleistungen, die alten Kunden? Häufig Leute sagen zu mir: "Es ist immer wieder. Jedes Mal, wenn ich etwas werfen, brauche ich es am nächsten Tag." Auf die ich antworten, "Können Sie mir! ein Beispiel nennen? "Meistens ich Stille. Bestimmen Sie, ob Sie nicht möchten, dass jedes Blatt Papier auf, indem er selbst alle diese" Kunst des Wastebasketry? "Fragen: 1. Ist dies erfordert jede Aktion auf meinem Teil? Nur weil Sie Informationen erhalten, auch wenn sie von Ihrem Chef-doesnt, dass Sie brauchen, um sie! Wenn es nicht erforderlich machen, Datei-oder werfen sie sofort! Wenn es nur eine Information, gelesen und toss.2. Ist diese vorhanden anderswo? Ist es in der Bibliothek? Kennen Sie einen Experten zu den Themen, die würde sicher genauere Informationen, wenn Sie es wirklich nötig? Ist das Original eingereicht anderswo? Ist es notwendig, eine Kopie, wenn es bereits in den Computer? 3. Ist diese Informationen aktuell genug, nützlich zu sein? Heute, Informationen sehr schnell veraltet. Möchten Sie einen Kunden zu entscheiden, ob oder nicht, wählen Sie Ihre Dienstleistungen auf der Grundlage ein drei-jährige Broschüre? Die Informationen in ein 6-Monats-Magazin alten Artikel über Computer-Software hat sich als überholt, da hat ein heruntergeladenes Produkt Überprüfung von einem Online-Dienst. In vielen Fällen ist es besser geeignet, um die Quelle der Informationen, so können Sie die neueste Version, sondern als die die Informationen itself.4. Kann ich bestimmte Umstände, wenn ich diese Daten? In der Regel "nur in der Sache" ist nicht gut genug! Dateien der Aufschrift "Verschiedenes" sind von geringem Wert, denn es gibt nichts, um Sie zu sehen gibt. Wenn Sie sich nicht ermitteln, wie Sie die Verwendung Informationen? zumindest gut genug, dass können Sie es für die Zukunft, es ist unwahrscheinlich, dass Sie vergessen, Sie haben, geschweige denn können, um es zu finden later.5. Gibt es steuerliche oder rechtliche Auswirkungen? Hier geht's "just in case" funktioniert. Leider können wir häufig benötigt, um wieder Papier, dass wir viel lieber vergessen haben. Manchmal, mit veralteten Informationen in Ihren Dateien können unnötige Probleme. A Kunden von mir wurde verklagt. Wenn das Unternehmen die Dateien wurden subpoenaed, die Staatsanwaltschaft festgestellt, meine Kunden unsigned Vertrag Vorschlag, und er verwendete es, zu beweisen, Konkursverschleppungshaftung Absicht. Meine Kunden verloren und war der Anzug zu zahlen $ 147.000. Hätten die Dateien ordnungsgemäß gereinigt worden war, ich glaube nicht, dass hätte happened.If Ihnen Antwort "Nein" zu allen Fragen vor, sind aber noch nicht komfortabel wirft etwas weg, fragen Sie eine letzte Frage: 6. Was ist das Schlimmste, was passieren könnte, dass, wenn ich nicht über diese Informationen? Wenn Sie leben mit Ihrer Antwort, sie werfen? und glücklich leben immer nach. Seit Jahren habe ich orchestrierte "Datei Clean-Out Days "mit den Unternehmen. Ich habe auf ein Leben in Angst, dass jemand kommen würde, um mich danach wieder mit einer Horror-Geschichte von etwas, das wir warf, und sie später benötigt. In 20 Jahren, es ist nie passiert! Vor kurzem wurde ein Frau erzählte mir, dass eine der großen Enttäuschungen in ihrer Werbung wurde Personal die Zeit der Suche nach Materialien aus Kundenprojekten Jahren vor. Ich schlug einen Plan. Warum nicht eine Politik, die Unternehmen "Wir halten Client für drei Jahre." Am Ende eines jeden Jahres, senden Sie ein Schreiben an die Kunden: "Wir haben folgende Materialien aus dem Projekt haben wir zusammen. Unsere Politik ist es, Kunden Materialien für drei Jahre. Wenn wir nichts von Ihnen hören in 60 Tagen, das Material wird zerstört. "Was ist das Schlimmste, was passieren könnte, dass? Vier Möglichkeiten, als ich mir vorstellen kann. (1) Sie werden kein Abfall wertvolle Zeit der Suche nach etwas, das bringt nichts zurück, um das Unternehmen, (2) Ihre Politik macht man sich sehr professionell, oder (3) Ihr Schreiben erinnert der Kunde von Ihrer Verfügbarkeit, und Sie erhalten einen neuen Vertrag! Wer sagt mit Ihrem Papierkorb nicht Geld verdienen? Und (4), wahrscheinlich hat jemand irgendwo es trotzdem? Trotz unserer Bemühungen! ÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € šÃ,  © Barbara Hemphill ist der Autor von Kiplinger's Taming the Paper Tiger bei der Arbeit und Taming the Paper Tiger zu Hause und Co-Autor von Love It or-lose-it: Lebens-Clutter-Free Forever. Die Mission von Hemphill Produktivität Instituts ist es, Einzelpersonen und Organisationen Schaffung und Erhaltung einer produktiven Umgebung, so dass sie ihre Arbeit und ihr Leben genießen. Wir tun dies durch die Organisation von Raum, Informationen und Zeit. Wir erreichen Sie unter 800-427-0237 oder auf
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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