Corporate e-mail beleid lager onnodige juridische en veiligheidsrisico's
Wat komt je geest als je denkt over uw e-mail? E-mail maakt het mogelijk om bijna onmiddellijke communicatie met uw collega's van achter uw bureau, een snelle notitie naar een familielid die woont ver weg, maar heeft ook een zeer vervelende nadelen, zoals ongewenste e-mail. Sinds de invoering van het Internet, e-mail is een van de primaire toepassingen. Het feit dat het een snelle, goedkope en eenvoudige middelen van communicatie, maakt e-mail een grote business tool. Maar er zijn ook een reeks van bedreigingen voor de werkgevers in verband met e-mail gebruik. E-mail bedreigingen zoals vertrouwelijkheidslekken, wettelijke aansprakelijkheid, verloren productiviteit en schade aan de reputatie van de kosten organisaties miljoenen dollars elk year.In de meerderheid van de gevallen zijn bedrijven verantwoordelijk voor alle informatie die op of vanaf hun systemen. Als gevolg daarvan kan, ongepaste e-mails leiden tot multi-miljoen dollar sancties in aanvulling op andere kosten. Bijvoorbeeld, een Federal Communications Commission (FCC) werknemer ongewild stuurde een vieze mop getiteld "Nonnen in de hemel 'tot 6.000 journalisten en overheid groep ambtenaren van het agentschap e-mail lijst. Vervallen Deze werknemer in arrest en elektronische fout resulteerde in negatieve publiciteit en de nationale schaamte voor de FCC. In de VS, Chevron heeft een zaak ingediend door vier vrouwelijke werknemers voor 2,2 miljoen dollar. De medewerkers beweerde dat seksueel intimiderende e-mails verzonden via e-mail systeem van het bedrijf als gevolg een dreigende werkomgeving. Een van de seksueel aanstootgevende berichten was een Joke blad getiteld "25 redenen waarom bier beter is dan vrouwen". Een bedrijf kan ook aansprakelijk zijn als een van haar werknemers stuurt een e-mail met daarin een virus.Confidentiality overtredingen kan worden ongeluk, bijvoorbeeld wanneer een werknemer kiest voor een verkeerde naam van de contactpersoon in het veld 'Aan:' veld, of opzettelijk, zoals het geval waarin een werknemer gebruikt zijn zakelijke e-mailaccount om vertrouwelijke informatie te sturen naar een van de concurrenten van het bedrijf. In laatste geval, zowel de werknemer als de ontvanger kan worden gevuld met de handel geheim diefstal. Toch, of het nu per ongeluk of met opzet op het gevolg van het verlies van vertrouwelijke gegevens is de same.Lost productiviteit als gevolg van oneigenlijk gebruik van e-mail systeem van een onderneming is een groeiende gebied van zorg. Een recente enquête bleek dat 86 procent van de werknemers gebruik van hun bedrijf e-mail te verzenden en ontvangen van persoonlijke e-mails. Gezien het feit dat is zeer moeilijk geworden in onze moderne wereld aan persoonlijke leven van mensen buiten scheiden van de werkdag, bedrijven worstelen vinden effectieve manieren van compensatie werknemer vrijheden en corporate bescherming. Naast persoonlijke e-mails, ongewenste spam berichten zijn een belangrijke tijd verkwister. Spam en misbruik van persoonlijke e-mail kan ook leiden tot e-mail systeem van een bedrijf om waardevolle middelen bandbreedte afval. Een Gartner Group studie gehouden onder 13.000 e-mailgebruikers blijkt dat 90 procent spam ontvangen ten minste een keer per week en bijna 50 procent meer spam krijgen dan 6 keer per week. Persoonlijke e-mails leiden tot congestie van het netwerk, omdat zij niet alleen overbodig, maar meestal worden verstuurd naar een grote lijst van de begunstigden en bevatten vaak grote bijlagen zoals mp3, uitvoerbare of video-bestanden die gebruikers niet zip. Vaststelling van een anti-spam systeem alleen is niet bewezen effectief om spam te stoppen. De combinatie van spam-blokkers met andere vormen van spam controle technologieën zoals SIDF, SPF, Bayesiaanse Filters, zwarte lijsten, Witte lijsten, Anomaly Detection, en Spam handtekeningen heeft bewezen veel doeltreffender. Er zijn ook speciale organisaties, zoals de AntiSPAMLeague.org geven dat Internet-gebruikers de kans om die individuen en bedrijven die verantwoordelijk zijn van spamming verslag. U kunt Word gratis lid en leer hoe u het spam-probleem controle door naar hun website op www.antispamleague.org. Voor meer details over hoe om te gaan met spam, lees het artikel 'How Can I Stop It? - De Uitdagend Taak van Controlling Spam '. Hoe kan een bedrijf zich te beschermen tegen deze bedreigingen? De eerste stap bij het veiligstellen van uw organisatie is het creëren van een e-mail usage policy. Elk bedrijf moet een beleid vaststellen betreffende het gebruik van en de toegang tot systemen bedrijf e-mail, en vervolgens alle medewerkers vertellen wat zijn beleid is. Nadat u hebt uw e-mail beleid moet u ervoor zorgen dat daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Dit kan gedaan worden door middel van regelmatige trainingen en door toezicht te houden e-mail werknemers 'met een soort van e-mail security-software. De e-mail beleid moet worden gesteld en gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle werknemers en moet worden opgenomen in handboeken en werknemer bedrijf intranetten. Het is het beste om de e-mail beleid, of een korte verklaring over het beleid, in arbeidsovereenkomsten. Op deze manier moet de werknemer bevestigt schriftelijk dat hij / zij is zich bewust van de e-mail beleid en van de verplichting zich te houden aan it.What zijn enkele van de voordelen van een duidelijke en effectieve e-mail beleid? Ten eerste helpt het voorkomen dat e-mail bedreigingen, omdat het uw personeel op de hoogte van de corporate regels en maakt richtsnoeren. Ten tweede kan het stoppen elk wangedrag in een vroeg stadium te helpen door te vragen de werknemers zo snel naar voren komen als zij een offensief e-mail ontvangen. Houden de incidenten tot een minimum kunnen helpen voorkomen wettelijke aansprakelijkheid. Bijvoorbeeld in het geval van Morgan Stanley, een Amerikaanse investment bank die een werknemer rechtszaak geconfronteerd, de rechtbank oordeelde dat een e-communicatie - een racistische mop, in dit geval - kan niet leiden tot een vijandige werk milieu en wees de zaak tegen hen. Ten derde, als een incident zich voordoet, een e-mail beleid kan minimaliseren van de aansprakelijkheid van de vennootschap voor de acties van de werknemer. Vorige gevallen hebben bewezen dat het bestaan van e-mail een beleid kan aantonen dat het bedrijf maatregelen heeft genomen om oneigenlijk gebruik van de e-mail systeem te voorkomen en derhalve genomen kunnen worden bevrijd van de aansprakelijkheid. Ten vierde, als je gaat filteren van e-mail software te gebruiken om de controle inhoud van e-mails van uw werknemer, moet u een e-mail beleid dat staten dit duidelijk. Sommige werknemers kunnen stellen dat door het toezicht op hun e-mails, zijn bedrijven schenden van hun privacy rechten. Echter, rechtszaken hebben aangetoond dat indien de werkgever de werknemer van tevoren gewaarschuwd dat hun e-mail kan worden gecontroleerd, de werkgever heeft het recht dit te doen. Mensen reageren doorgaans beter als ze weten waar ze aan toe zijn en wat is verwacht van them.The recente piek in het volume van spam reist over het internet, gecombineerd met de gevaren van phishing en virusaanvallen die vaak voorkomen bij deze berichten, heeft gedwongen bedrijven om heroverwegen hoe zij bepalen welke berichten zullen worden toegestaan in hun netwerk. Al jaren hebben bedrijven hun e-mail gericht veiligheid behoeften door middel van een mengsel van een derde partij software oplossingen die bedoeld zijn om specifieke gebieden van kwetsbaarheid. Vandaag echter, deze aanpak lijkt te zijn ondoeltreffend. Nieuwe bedreigingen aan te passen aan de nieuwste beveiligingstechnologie zelfs, waardoor hackers en spammers verblijf een stap vooruit van de meeste stand-alone beschermende maatregelen. Systeembeheerders blijven in een reactionaire modus, wachtend op de volgende aanval en in de hoop hun gemengde zak van beveiligingssoftware is aan de test.The rol van e-mail in de Sarbanes-Oxley compliance kan niet worden overschat. De Sarbanes-Oxley Act van 2002 en de bijbehorende regels die door de Securities and Exchange Commission (SEC) eisen dat bepaalde bedrijven te rapporteren over de effectiviteit van hun interne controles over de financiële verslaglegging. Effectieve interne controles waarborgen de integriteit van informatie door het verplicht stellen van de vertrouwelijkheid, privacy, beschikbaarheid, gecontroleerde toegang, monitoring en rapportage van de corporate of de klant de financiële informatie. Bedrijven die moeten voldoen aan de Sarbanes-Oxley omvatten Amerikaanse publieke bedrijven, buitenlandse Filers op de Amerikaanse markten en-beursgenoteerde bedrijven met een overheidsschuld. Amerikaanse bedrijven met een marktkapitalisatie van meer dan $ 75M en op een versnelde (2004) de indiening termijn te kunnen voldoen voor het fiscale jaar eindigend op of na 15 november 2004. Alle anderen moeten voldoen voor het fiscale jaar eindigend op of na 15 april 2005.Because de grootste deel van de informatie in de meeste bedrijven wordt gecreëerd, opgeslagen, verzonden en elektronisch onderhouden, IT-afdelingen verantwoordelijk zijn voor dat goede praktijken, met inbegrip van zakelijke informatie voor de hele beveiliging beleid en de gedwongen uitvoering van dit beleid, zijn in plaats voor de werknemers op alle niveaus. Information security beleid moet regelen de volgende items: Netwerk SecurityAccess controlsAuthenticationEncryptionLoggingMonitoring en alertingPre-planning gecoördineerde incident responseForensicsMost van ons zou het erover eens dat het vandaag e-mail is de belangrijkste interne en externe communicatie-instrument voor vennootschappen. Helaas, het is ook een van de meest blootgestelde plaatsen van een technologie-infrastructuur. E-mail systemen zijn van cruciaal belang voor een doeltreffende interne controle over de financiële verslaglegging, encryptie van de externe berichten en actief beleid handhaving, alle essentiële elementen van de naleving. Bedrijven moeten installeren van een oplossing die actief handhaaft beleid, stopt beledigen mail, zowel inkomend en uitgaand en stopt bedreigingen voordat interne controles in gevaar komen, in tegenstelling tot passief vaststellend schendingen als ze zich voordoen. Een effectieve e-mail security oplossing moet alle aspecten van de controle op de toegang tot elektronisch opgeslagen vennootschappelijke financiële informatie. Gezien de brede functionaliteit van e-mail, zorgen voor passende informatie toegangscontrole voor al deze punten het volgende vereist: een capabele beleid handhavingsmechanisme om regels die worden vastgesteld overeenkomstig elke onderneming systemen van interne controles; Encryptie mogelijkheden om ervoor te zorgen privacy en vertrouwelijkheid via beveiligde en gewaarmerkt transport en levering van e-mailberichten; Beveiligde toegang op afstand tot toegang op afstand voor staat geautoriseerde gebruikers tegelijkertijd, waardoor de toegang van onbevoegde gebruikers; Anti-spam en anti-phishing-technologie om kwaadaardige code te beletten een machine en te voorkomen dat prive-informatie wordt verstrekt aan onbevoegde parties.On een definitieve notitie, een aantal duidelijke richtlijnen voor een goed en effectief beleid e-mail de volgende punten: a) E-mails moeten voldoen aan de juiste RFC protocollen voor e-mail, 2) Werknemers moeten niet poging om de inhoud of onduidelijke berichten in e-mails, 3) Bedrijven moeten een privacybeleid waar ze kunnen worden gelezen en begrepen, vóór de indiening van een verzoek, 4) Werknemers niet mag stuur een email naar geverifieerd of niet-bestaande e-mailadressen, 5) Bedrijven moeten gebruikers bieden mogelijkheden om opt-out van programs.Given dat de ontwikkelingen in e-mail en het internet verandert zo snel, is het essentieel om de e-mail beleid review op minste eenmaal per kwartaal. Houd een oogje op nieuwe ontwikkelingen in e-mail en Internet-recht, zodat u zich bewust bent van alle nieuwe regelingen en mogelijkheden. Wanneer u nieuwe updates release, verdient het de voorkeur te hebben elke gebruiker aanmelden als bevestiging van de ontvangst van de policy.With dit allemaal zei, als je wilt elektronische risico's te verminderen op de werkplek moet u het initiatief nemen. Elektronische rampen kunnen bedrijven ruïneren, wastafel loopbaan, stuur aandelenkoersen pijlsnel, en het genereren van public relations nachtmerries. Wacht niet tot een ramp om te staken; preventie is altijd uw beste verdediging. Bezoek www.AntiSpamLeague.org en zij zullen u helpen ontwikkelen en implementeren geschreven e-mailgebruik en privacy-beleid dat is duidelijk het resultaat verwacht van uw organisatie normen van elektronische gedrag, samen met de privacy en het toezicht policies.About De AuthorThe doel van het Anti-SPAM League is voor consumenten en ondernemers helpen verminderen de hoeveelheid spam die zij ontvangen. Bovendien onze Anti SPAM organisatie is van mening dat opvoeden site-eigenaren op het gebied van SPAM preventie en manieren om
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
