Корпоративна политика имейл по-ниски ненужните законови и рисковете за сигурността
Какво ви идва наум, когато мисля за вашия имейл? Email прави възможно почти мигновено общуване с колегите си, без да останат бюрото си, един бърз бележка към член на семейството, който живее далеч, но също така има много досаден недостатък, като нежелана поща. След въвеждането на Интернет, електронна поща е една от първичните си нужди. Фактът, че той е бърз, евтин и лесен начин за комуникация, прави имейл голяма бизнес инструмент. Но също така има серия от заплахи за работодателите, свързани с имейл ползване. Email заплахи, като например поверителността нарушения, юридическата отговорност, загуба на производителност и вреди на репутацията разходите организации милиони долари всяка year.In по-голямата част от случаите, компаниите са държани отговорни за цялата информация, предадени или от техните системи. В резултат на неподходящи съобщения може да доведе до няколко милиона долара санкции в допълнение към други разходи. Например, Федералната комисия по комуникациите (FCC) служител неволно изпрати мръсна шега, озаглавено "Монахини в Рая" до 6000 журналисти и правителството длъжностни лица в списъка на групата на агенцията имейл. отпаднат Това работника или служителя в грешка решение и електронно доведе до негативна публичност и национални срам за FCC. В САЩ Chevron постоянната случай, подадено от четири женски пол, за $ 2,2 милиона. Служителите твърдят, че сексуалните тормози имейли, изпратени чрез система за електронна поща на компанията, причинени заплашително работна среда. Една от сексуално обидни съобщения е шега лист озаглавена "25 причини защо бирата е по-добре, отколкото при жените. Една компания може да се носи отговорност, ако един от неговите служители изпраща имейл, съдържащ virus.Confidentiality нарушения може да бъде случайно, например, когато служител избира грешно име за контакт в "До:" област, или умишлено, като например случая, когато служител използва своя имейл акаунт за изпращане на поверителна информация на един от конкурентите на компанията. В последния случай, както на служителите, а получателят може да бъде обвинен в кражба на търговски тайни. Независимо от това, дали е по погрешка или нарочно, в резултат на загуба на конфиденциални данни е same.Lost производителността поради неправилно използване на система за електронна поща на предприятието става все по-голям повод за загриженост. Скорошно проучване показва, че 86 на сто от работниците използвали компания имейл, за да изпращате и получавате лични имейли. Като се има предвид, че стана много трудно в нашия модерен свят за разделяне на личен живот на хората извън работния ден, компаниите се борят да намерят ефективни начини за балансиране на служителите свободи и корпоративни защита. В допълнение към лични имейли, нежеланите съобщения спам, са значително прахосник време. Спам и лични злоупотреба с електронната поща може да предизвика и системата за електронна поща корпорация за отпадъци ценни ресурси трафик. А Gartner Group проведе проучване по 13 000 електронна поща на потребителите установи, че 90% получават спам най-малко веднъж седмично, а почти 50% се нежелани съобщения повече от 6 пъти в седмицата. Лични съобщения предизвика претоварване на мрежата, тъй като те са не само ненужни, но са склонни да се изпращат по пощата до голяма списък на получателите и често включват големи прикачени файлове, като mp3, изпълни или видео файлове, които потребителите не цип. Приемането на анти-спам система сами по себе си е доказал ефективно да спре спам. Комбинацията от спам-блокери с други методи на технологии спам контрол, като SIDF, SPF, Bayesian филтри, черни списъци, бели списъци, откриване на аномалии, спам и подписи се оказа да бъде много по-ефективни. Има и специализирани организации като AntiSPAMLeague.org, които дават на интернет потребителите възможността да докладва тези физически лица и фирми, които отговарят на спам. Можете да да стане член безплатно и да научат как да се контролира този проблем спам, като посетите сайта им на www.antispamleague.org. За повече информация за това как да се справят със спам, прочетете статията "Как мога да го спре? - Оспорването Задачата да контролира Спам ". Как може компанията да се предпази от тези заплахи? Първата стъпка за осигуряване на вашата организация е да се създаде електронна поща политика ползване. Всяка компания трябва да изгради политиката по отношение на използването на и достъп до системи за компанията електронна поща, а след това всички служители кажа това, което си политика. След като сте създали имейл политика трябва да се уверите, че се прилага на практика. Това може да стане чрез осигуряване на редовни обучения и чрез наблюдение имейл на работниците и служителите използват някакъв вид имейл софтуер за сигурност. Имейл политика трябва да бъде на разположение и лесно достъпна за всички служители и следва да бъдат включени в ръководството и на служителите дружеството интранет. Най-добре е да се включи имейл политика, или на кратко изявление по отношение на политика, в трудовия договор. По този начин работникът или служителят трябва да потвърди писмено, че той / тя е запознат с приятел политика и на задължението да се придържат към it.What са някои от предимствата на наличието на ясни и ефективни имейл политика? Първо, той помага за предотвратяването на заплахи за имейл, тъй като се прави вашия персонал наясно с правилата за корпоративно и насоки. От друга страна, тя може да помогне да спре всяко нарушение на ранен етап от служителите иска да представи възможно най-скоро, тъй като те получават обидно имейл. Запазване на инциденти до минимум може да помогне да се избегнат правната отговорност. Например, в случая на "Морган Стенли", една американска инвестиционна банка, която е изправена пред случай служител съда, съдът постанови, че един имейл комуникация - расистка шега, в този случай - не може да създаде враждебни работа околната среда и прекрати делото срещу тях. На трето място, ако инцидентът се случи, имейл политика може да намали отговорността на корпорацията за действията на служителя. Предишни случаи са доказали, че съществуването на имейл политика може да докаже, че компанията е предприела стъпки за предотвратяване на неправомерно използване на система за електронна поща и следователно може да бъде освободен от отговорност. Четвърто, ако ще използвате имейл филтриращ софтуер, за да проверите Съдържанието на имейла на вашите служители, трябва да имате имейл политика, която посочва това ясно. Някои служители могат да твърдят, че чрез мониторинг на електронната си поща, фирми нарушават неприкосновеността на личния живот на човека. Въпреки това, съдебни дела показват, че ако работодателят е предупредила предварително, че служител на електронния си може да се наблюдава, работодателят има право да го направят. Хората обикновено реагират по-добре, когато те знаят къде са в момента и това, което е очаква от them.The последните скок в обема на спама, пътуващи по Интернет, в комбинация с опасностите от фишинг и атаки от вируси, които често съпътстват тези съобщения, е принуден да корпорации преразгледа своите методи за определяне кои съобщения ще бъдат допуснати в мрежата си. В продължение на години, компаниите са се занимали с техните имейл сигурност нужди чрез смес от трети страни, софтуер решения, насочени към овладяване специфични области на уязвимост. Днес, обаче, този подход се оказва неефективно. Новите заплахи се адаптират към още по-късно технология за сигурност, което помага хакери и спамъри престоя една крачка пред най-самостоятелни защитни мерки. Системните администратори остане в реакционен режим, в очакване на следващата атака и се надяват техните смесена чанта на софтуер за сигурност е до test.The ролята на електронната поща в Sarbanes-Oxley съответствие не бива да се надценява. В Sarbanes-Oxley акт от 2002 г. и свързаните с тях правила, приети от Комисията по ценните книжа и фондовите борси (SEC) да изисква от някои предприятия да докладва за ефективността на контрола по вътрешните по отношение на финансовите отчети. Ефективният вътрешен контрол се гарантира целостта на информацията, като възложи на конфиденциалността, неприкосновеността на личния живот, достъпността, контролиран достъп, мониторинг и докладване на корпоративни клиенти и финансови информация. Компаниите, които трябва да отговарят на Sarbanes-Oxley включват САЩ публичните компании, чуждестранни filers на пазарите в САЩ и частни компании с държавния дълг. Американските компании с пазарна капитализация над $ 75 млн. и в ускорени (2004 г.) подаване крайния срок се очаква да отговарят за данъчните години, приключващи на или след 15-ти ноември 2004 г. Всички останали са длъжни да спазват, за данъчните години, приключващи на или след 15 април 2005.Because на голямата част от информацията в повечето предприятия се създава, съхранява, предава и поддържа електронен път, ИТ отделите са длъжни да гарантират, че добрите практики, включително корпоративни широка информационна сигурност политики и изпълняват прилагането на тези политики, са в място за служителите на всички нива. Информация политиката за сигурност трябва да управляват следните елементи: Мрежа SecurityAccess controlsAuthenticationEncryptionLoggingMonitoring и alertingPre планиране координирано инцидента responseForensicsMost от нас биха се съгласили, че днес електронната поща е основната вътрешна и външна комуникация инструмент за корпорации. За съжаление, това е и един от най-откритите части на технологичната инфраструктура. Email системи са от решаващо значение за осигуряване на ефективен вътрешен контрол върху финансовата отчетност, криптиране на външните съобщения и активна политика за изпълнение, всички основни елементи на съответствие. Компаниите трябва да инсталирате на решение, което активно да налага политика, спира нарушител поща и двете входящи и изходящи и спира заплахи преди вътрешен контрол, са изложени на риск, за разлика от пасивно отбелязва нарушения, които те възникват. Една ефективна имейл решение за сигурност трябва да обхваща всички аспекти на контрола на достъп до съхранявани в електронен вид финансова компания информация. Като се има предвид функционалността на електронна поща, като гарантира съответен контрол на достъпа до информация за всички тези въпроси изисква: А може механизъм за прилагането на политиката на определени правила в съответствие с всяка компания системи за вътрешен контрол; възможности криптиране, за да гарантира неприкосновеността на личния живот и поверителността чрез сигурна и заверени пренасянето и доставката на електронни съобщения; сигурен отдалечен достъп да се даде възможност за отдалечен достъп пълномощници, докато не позволява достъп от неоторизирани потребители; Анти-спам и анти-фишинг технология за предотвратяване на злонамерен код, за влизане в машината и да се предотврати частни информацията да бъде предоставена неразрешено parties.On последна бележка, някои ясни насоки за добра и ефективна имейл политика да включва следните положения: а) имейли следва да са съобразени със съответните протоколи RFC за електронна поща, 2) Служителите не трябва да опит да се закриват съдържание или съобщения по електронна поща, 3) Дружествата следва мнение правила за поверителност, където могат да се четат и разбират, преди подаване на искането, 4) Служителите не трябва да изпратят имейл до непроверени или несъществуващ адрес на електронна поща, 5) Фирмите трябва да предлагат на потребителите възможност да се откажете от programs.Given, че развитието на електронната поща и интернет се променят толкова бързо, че е наложително да бъдат преразгледани имейл политика поне веднъж на всяко тримесечие. Следете за нови тенденции в областта на електронната поща и интернет, така че да са запознати с всички нови правила и възможности. Когато отпуснете нови актуализации, за предпочитане е да има всеки знак потребител като потвърждение за получаването им от policy.With всичко това каза, ако искате да намалите електронни рискове на работното място трябва да поеме инициативата. Електронни бедствия могат да съсипят бизнеса, мивка кариера, изпратете спада на цените на акциите, както и генериране на общественото кошмари отношения. Не чакайте катастрофа на стачка; превенцията е винаги най-добрата защита. Посетете www.AntiSpamLeague.org и те ще ви помогнат да развиват и прилагат писмен имейл употреба и правила за поверителност, които ясно отразяват очаква вашата организация стандарти на електронни поведение, заедно с личния живот и policies.About мониторинг Целта AuthorThe на Комисията за борба SPAM Лигата е да се помогне на потребителите и собствениците на предприятия да намали размера на СПАМ, които получават. В допълнение, нашата борба SPAM организация смята, че обучението на собствениците на сайтове в областта на превенцията, SPAM и начините за
Член Източник: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
уебмастъра Вземи Html кодекс
Добави тази статия на вашия сайт сега!
уебмастъра Подайте членове
Не е необходима регистрация! Попълнете формата и статията ви е в Messaggiamo.Com директория!
