Politiche di e-mail aziendale inferiore inutili rischi legali e di sicurezza
Cosa ti viene in mente quando si pensa alla tua email? E-mail rende possibile la comunicazione quasi immediato con i colleghi, senza lasciare la vostra scrivania, una nota di resoconto di un membro della famiglia che vive lontano, ma ha anche il rovescio della medaglia molto fastidiose, come posta indesiderata. Dopo l'introduzione di Internet, e-mail è stato uno dei suoi usi principali. Il fatto che si tratta di un mezzo veloce, economico e semplice di comunicazione, e-mail rende un grande strumento di business. Ma ci sono anche una serie di minacce per i datori di lavoro associati all'utilizzo di e-mail. Minacce di posta come violazioni della riservatezza, la responsabilità giuridica, la perdita di produttività e danni alla reputazione dei costi organizzazioni milioni di dollari ogni year.In la maggior parte dei casi, le società sono ritenuti responsabili di tutte le informazioni trasmesse su o dai loro sistemi. Come risultato, e-mail inappropriata può risultare in multi-milioni di dollari di sanzioni in aggiunta ad altri costi. Ad esempio, la Federal Communications Commission (FCC) dipendente involontariamente inviato una barzelletta sporca intitolato 'Monache in cielo' a 6.000 giornalisti e di governo funzionari nella lista dell'Agenzia email di gruppo. Questo lasso dipendente di giudizio e di errore elettroniche ha portato in pubblicità negativa e l'imbarazzo nazionale per la FCC. Negli Stati Uniti, Chevron ha risolto una causa intentata da quattro dipendenti di sesso femminile per $ 2,2 milioni. I dipendenti presunte molestie sessuali nei confronti di email inviate tramite sistema di posta elettronica della società ha provocato un ambiente minaccioso di lavoro. Uno dei messaggi sessualmente offensivo è stato un Scheda scherzo intitolato '25 motivi per cui la birra è meglio che le donne '. Una società può essere responsabile anche se uno dei suoi dipendenti, invia una e-mail contenente un violazioni virus.Confidentiality può essere casuale, per esempio quando un lavoratore sceglie un nome sbagliato contatto nella 'A:' campo, o intenzionale, come nel caso in cui un dipendente utilizza il suo account di posta elettronica aziendale per inviare informazioni riservate ad uno dei concorrenti della società. Nel quest'ultimo caso, sia il lavoratore e il destinatario potrebbe essere accusato di furto di segreti commerciali. Tuttavia, se si tratta di errore o di proposito, il risultato della perdita di dati riservati è la produttività same.Lost a causa di un uso improprio del sistema di posta elettronica di un'azienda sta diventando un settore di crescente preoccupazione. Una recente indagine ha rivelato che l'86 per cento dei lavoratori impiegati loro e-mail aziendale per inviare e ricevere e-mail personali. Dato che è diventato molto difficile nel nostro mondo moderno per separare vita privata delle persone al di fuori della giornata di lavoro, le aziende lottano per trovare modi efficaci di bilanciamento delle libertà dei lavoratori e la protezione aziendale. In aggiunta a e-mail personali, messaggi spam indesiderati sono un waster significativo di tempo. Spam e abuso personale di posta elettronica possono anche causare sistema di posta elettronica di una società a rifiuti preziose risorse di larghezza di banda. Uno studio di Gartner Group ha sotto 13.000 utenti di posta elettronica ha rilevato che il 90 per cento ricevere spam, almeno una volta alla settimana, e quasi il 50 per cento ottenere spam più di 6 volte la settimana. E-mail personali causa di congestione della rete, poiché sono non solo inutili, ma tendono ad essere inviato a un ampio elenco di destinatari e spesso includono allegati di grandi dimensioni come MP3, file eseguibili o video che gli utenti non zip. L'adozione di un sistema anti-spam da sola non ha dimostrato efficaci per bloccare lo spam. La combinazione di spam-bloccanti con altri metodi di tecnologie di controllo dello spam, come SIDF, SPF, filtri bayesiani, blacklist, whitelist, Anomaly Detection, e delle firme di spam ha dimostrato ad essere molto più efficace. Ci sono anche le organizzazioni speciali come la AntiSPAMLeague.org che danno agli utenti di Internet la possibilità di riferire gli individui e le imprese che sono responsabili di spamming. È possibile diventare un membro a titolo gratuito e imparare a controllare il problema dello spam visitando il loro sito web all'indirizzo www.antispamleague.org. Per ulteriori dettagli su come trattare con lo spam, leggere l'articolo 'Come posso fermarlo? - The Challenging Compito di controllare Spam '. Come può una società di proteggersi da queste minacce? Il primo passo per garantire la vostra organizzazione è quello di creare una politica di e-mail di utilizzo. Ogni azienda ha bisogno di definire una politica riguardo all'uso del e l'accesso ai sistemi di posta elettronica aziendale, e poi dire a tutti i dipendenti che la sua politica è. Dopo aver creato la vostra politica di e-mail è necessario assicurarsi che sia effettivamente applicato. Questo può essere fatto fornendo regolari corsi di formazione e di monitoraggio dei lavoratori e-mail 'con un certo tipo di software di sicurezza della posta elettronica. La politica di e-mail devono essere rese disponibili e facilmente accessibili a tutti i dipendenti e dovrebbero essere inclusi nei manuali dei dipendenti e intranet aziendale. È meglio di includere la politica e-mail, o una breve dichiarazione per quanto riguarda la politica, nei contratti di lavoro. In questo modo il lavoratore deve riconoscere per iscritto che lui / lei è a conoscenza delle e-mail politica e l'obbligo di aderire a it.What sono alcuni dei vantaggi di avere una politica chiara ed efficace e-mail? In primo luogo, aiuta a prevenire le minacce di posta, in quanto rende la vostra personale conoscenza delle regole di corporate e linee guida. In secondo luogo, essa può contribuire a porre fine a qualsiasi comportamento scorretto in una fase precoce chiedendo ai dipendenti di presentare non appena si riceve una e-mail offensive. Mantenere gli incidenti al minimo può contribuire ad evitare responsabilità legali. Ad esempio, nel caso di Morgan Stanley, una banca d'investimento statunitense che ha affrontato un caso giudiziario dipendente, il giudice ha stabilito che una singola comunicazione e-mail - una barzelletta razzista, in questo caso - non è possibile creare un lavoro ostile ambiente e ha respinto le accuse contro di loro. In terzo luogo, se si verifica un incidente, una politica di e-mail può minimizzare la responsabilità della società per azioni del dipendente. Casi precedenti hanno dimostrato che l'esistenza di una politica di e-mail in grado di dimostrare che la società ha preso provvedimenti per evitare l'uso improprio del sistema di posta elettronica e, pertanto, può essere liberato da responsabilità. In quarto luogo, se si intende usare la posta elettronica software di filtraggio per verificare le i contenuti di e-mail dei vostri dipendenti, è necessario disporre di una politica di e-mail che indica chiaramente. Alcuni dipendenti potrebbero obiettare che dal controllo della loro e-mail, le aziende stanno violando i loro diritti alla privacy. Tuttavia, giudice casi hanno dimostrato che se il datore di lavoro ha avvertito il lavoratore prima che il loro e-mail possono essere monitorate, il datore di lavoro ha il diritto di farlo. La gente di solito rispondono meglio quando sanno dove sono e ciò che è atteso di loro congeniali Spike recenti nel volume di spam che viaggiano su Internet, in combinazione con i pericoli del phishing e attacchi di virus, che spesso accompagnano questi messaggi, ha costretto le società a riconsiderare il modo in cui determinare quali messaggi sarà consentito nella loro rete. Per anni, le aziende hanno rivolto la loro sicurezza della posta elettronica ha bisogno attraverso una miscela di soluzioni software di terze parti volte ad affrontare specifiche aree di vulnerabilità. Oggi, però, questo approccio sembra essere inefficace. Nuove minacce adattarsi anche alle moderne tecnologie di sicurezza, aiutando gli hacker e gli spammer stare un passo avanti di più stand-alone misure di protezione. Gli amministratori di sistema rimangono in una modalità di reazione, in attesa del prossimo attacco e sperando che i loro miscuglio di software di sicurezza è fino al ruolo test.The di posta elettronica nel Sarbanes-Oxley non può essere sopravvalutata. Il Sarbanes-Oxley Act del 2002 e le norme associate adottate dalla Securities and Exchange Commission (SEC) richiedono alle imprese alcuni a riferire in merito l'efficacia dei loro controlli interni sulla resocontazione finanziaria. Controlli interni efficaci, garantire l'integrità delle informazioni incaricando la riservatezza, la privacy, la disponibilità, l'accesso controllato, il monitoraggio e la comunicazione delle imprese o dei clienti finanziari informazioni. Le aziende che devono essere conformi alla legge Sarbanes-Oxley comprendono aziende pubbliche degli Stati Uniti, filer stranieri nei mercati degli Stati Uniti e le società privata con il debito pubblico. Aziende statunitensi con capitalizzazione di mercato superiore a $ 75M e su una accelerata (2004) termine di deposito sono tenuti a rispettare per l'anno fiscale che si concluderà il o dopo il 15 novembre 2004. Tutti gli altri sono tenuti a rispettare per l'anno fiscale che termina il o dopo il 15 aprile, il 2005.Because maggior parte delle informazioni in maggior parte delle società è stato creato, memorizzati, trasmessi e conservati elettronicamente, i dipartimenti IT hanno la responsabilità di garantire che le buone pratiche, comprese la sicurezza delle informazioni aziendali a livello politiche ed eseguite attuazione di tali politiche, sono in atto per i lavoratori dipendenti a tutti i livelli. Politiche di sicurezza delle informazioni dovrebbe disciplinare i seguenti elementi: securityAccess Network controlsAuthenticationEncryptionLoggingMonitoring e alertingPre pianificazione responseForensicsMost incidente coordinata di noi sarebbe d'accordo che la posta elettronica è oggi il principale strumento di comunicazione interna ed esterna per corporazioni. Purtroppo, è anche una delle zone più esposte di una infrastruttura tecnologica. Sistemi di e-mail sono fondamentali per assicurare un efficace controllo interno sulla rendicontazione finanziaria, la cifratura dei esterno messaggi e l'esecuzione di politica attiva, tutti gli elementi essenziali di conformità. Le aziende devono installare una soluzione che impone attivamente di politica, si ferma offendere mail in entrata e in uscita e blocca le minacce prima che controlli interni sono compromessi, a differenza di osservare passivamente le violazioni che si presentano. Una soluzione efficace protezione della posta elettronica deve affrontare tutti gli aspetti di controllare l'accesso alle società archiviati elettronicamente finanziaria informazioni. Data la gamma di funzionalità di posta elettronica, garantendo il controllo di accesso informazione adeguato per tutti questi punti richiede: un dispositivo che permetta l'applicazione delle policy per impostare le regole in conformità con le rispettive società sistemi di controllo interno; funzionalità di crittografia per garantire la privacy e la riservatezza attraverso sicuro e autenticato il trasporto e la consegna di messaggi di posta elettronica; Accesso remoto sicuro per consentire l'accesso remoto per gli utenti autorizzati, evitando l'accesso da parte degli utenti non autorizzati; anti-spam e anti-phishing tecnologia per evitare che il codice maligno di entrare in una macchina e per impedire che le informazioni private di cui al non autorizzata parties.On una nota finale, alcune linee guida chiare per una buona ed efficace politica di e-mail includono i seguenti punti: a)-mail devono essere conformi con il proprio protocolli RFC per la posta elettronica, 2) i lavoratori non dovrebbero tentativo di oscurare o messaggi contenuti nelle e-mail, 3) le società devono inviare le politiche sulla privacy in cui può essere letto e capito, prima della presentazione di una richiesta, 4) I dipendenti non devono inviare e-mail a verificata o indirizzi e-mail inesistenti, 5) Le aziende dovrebbero offrire agli utenti la possibilità di opt-out di programs.Given che gli sviluppi in e-mail e Internet stanno cambiando così rapidamente, è necessario rivedere la politica di e-mail a almeno una volta ogni trimestre. Tenete d'occhio sui nuovi sviluppi nella posta elettronica e di diritto di Internet in modo che siano a conoscenza delle nuove normative e opportunità. Quando si rilascia nuovi aggiornamenti, è preferibile che ogni utente segno come riconoscimento del loro ricevimento del policy.With tutto questo detto, se si vuole ridurre i rischi elettronica sul luogo di lavoro si deve prendere l'iniziativa. Electronic disastri possono rovinare le imprese, le carriere lavello, invia i prezzi delle azioni crollo, e di generare incubi pubbliche relazioni. Non aspettate un disastro di sciopero; la prevenzione è sempre la miglior difesa. Www.AntiSpamLeague.org Visita e che vi aiuterà a sviluppare e attuare scritte utilizzo della posta elettronica e le politiche di privacy che riflettono chiaramente le norme previste della vostra organizzazione di comportamento elettronica, insieme con la privacy e il controllo policies.About Lo scopo del AuthorThe anti spam Lega è quello di aiutare i consumatori e titolari di aziende di ridurre la quantità di spam che ricevono. Inoltre, la nostra organizzazione Anti SPAM ritiene che educare i proprietari dei siti in materia di prevenzione SPAM e modi per
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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