Olap, una tecnología alternativa sobre las hojas de cálculo
Las hojas de cálculo están robando a su empresa de la Ventaja Competitiva? 90% de los "media" las empresas no están seguros de que sus previsiones y los informes son exactos y reliable'In un estudio reciente, el 81% de FD citados que su prioridad más alta es la exactitud de las previsiones de ingresos y beneficios mientras que el 63% se quejó de la presupuestación insuficiente y los sistemas de previsión. El FD moderna es cada vez más presiones de todos lados para generar información financiera más sólida, útil y precisa. Esto es impulsado por una variedad de factores: la tecnología de Internet está creando nuevos modelos de negocio que requieren modelsThe financieros innovadores emergentes entorno empresarial es crear más competencia que requiere la información basada en los escándalos de Análisis estadístico dinámico escenario competitivo de contabilidad reciente y la respuesta normativa a las que requieren un mayor nivel de integridad de los datos y las partes interesadas accuracy.All dentro de la empresa, se requieren más análisis, basado en modelos complejos en plazos más cortos, con la precisión y la capacidad de explicar las anomalías en los datos presenta de suma importancia para la gestión exitosa de la enterprise.It es interesante, pues, que una encuesta de 2000, las compañías financieras en las mejores prácticas por el Grupo de Hackett reveló que dos tercios de la "world class", y el 90% de los "media" las empresas no están seguros de que sus previsiones y los informes son exactos y fiables. ¿Por qué? Consideremos dos sistemas principales de que estos datos se collected.Multiple sistemas ERP son utilizados para reunir datos de presupuestos, previsiones e informes. El inter-compatibilidad de estos sistemas puede causar inaccuracies.Second, hojas de cálculo todavía componen una parte importante de la presupuestación, previsión y preparación de informes de las finanzas department.There es un creciente cuerpo de evidencia que demuestra los problemas asociados con el uso de hojas de cálculo en el departamento de finanzas. Eso puede estar bien y bueno, hojas de cálculo no puede ser el mejor sistema para su uso en el departamento de finanzas. Sin embargo, una alternativa satisfactoria no se ha presentado para el uso de hojas de cálculo, y, como tal, la investigación sobre el uso de la hojas de cálculo es de poco valor práctico para el mundo financiero en general. La pregunta sigue siendo: "¿Puede sustituir a otras tecnologías de hojas de cálculo en el Departamento de Hacienda?" ¿Por qué se utilizan hojas de cálculo? Bastante simplemente, porque puede ser. Los profesionales financieros con muy poco conocimiento del desarrollo de software de ordenador, programación o la aplicación de diseño son capaces de desarrollar modelos complejos que pueden ser utilizados para gestionar la función financiera. Además, las hojas de cálculo son muy utilizados y disponibles en la empresa y la mayoría de usuarios tienen acceso a la información y el conocimiento de cómo utilizar spreadsheets.So, ¿cuál es el problema con las hojas de cálculo de todos modos? Un estudio realizado por Coopers and Lybrand, mostró que el 90% de todas las hojas de cálculo con 150 líneas presentaban errores. Otro estudio realizado por KPMG mostró 92% de las hojas de cálculo se ocupan de cuestiones de impuestos había errores significativos y el 75% había errors.In general de contabilidad, los problemas relacionados con hojas de cálculo se puede dividir en dos áreas principales: Diseño, Desarrollo, flexibilidad y transparencia de processesIt interno es precisamente porque la mayoría de Finanzas personas, que son responsables de desarrollar y mantener los modelos, no están entrenados en el diseño y desarrollo de modelos de hoja de cálculo que existe un problema. No Financiero o Director de TI podría permitir a un incondicional y / o administrador de base de datos sin experiencia para desarrollar y mantener las bases de datos transaccionales vasta y compleja que ahora sus negocios. Sin embargo, cuando se trata del diseño y desarrollo de la gestión de informes, Sistemas de presupuestación y planificación, que son invocados para gestionar las empresas multinacionales, esta práctica es común. La cuestión aquí no es que el Departamento de Hacienda no es financieramente astuto, lo son. La cuestión es que no están técnicamente capacitados en el uso de Spreadsheets.Spreadsheets son inherentemente inflexible a los cambios en el diseño de los modelos que mapa. Esto se debe al método de las hojas de cálculo para establecer el enlace de datos, que está en una celda por cada celda. La estructura interna de la fórmula escrita en los modelos de hoja de cálculo no son dinámicos, por lo que si hay un cambio en la naturaleza de una fórmula en una hoja, no se replican automáticamente en todas las las hojas o cuadernos de ejercicios posteriores. Cada cambio de modelo, no importa cuán pequeño, tiene que ser replicados de forma manual en cada hoja de afectados y / o workbook.Further, no es posible seguir lo que la metodología se está utilizando para el modelo de unidad dentro de una hoja de cálculo. Esto es porque todas las fórmulas que se utilizan para conectar y manipular los datos en el modelo están ocultos. Hay una grave falta de transparencia de las fórmulas subyacentes y las por lo tanto la metodología que se utiliza para impulsar el IntegrityEven models.Data aunque hay temas como se describió anteriormente, estos problemas son más acerca de la duración del tiempo necesario para desarrollar, mantener y cambiar Modelos de hoja de cálculo. Si los recursos están disponibles, entonces, estas cuestiones se relacionan con el uso eficiente de los recursos. Más preocupante es la integridad de los datos que se reported.Data con hojas de cálculo tiende a ser celebrada en libros independientes que se distribuyen y trabajó en una variedad de usuarios en lugares remotos. Estos libros se vinculan entonces por la fórmula uno al otro. Estos vínculos, sin embargo, romper el modelo. Si cambia de datos en un libro, no hay forma de saber si estos cambios han sido incluidos en el modelo. Esto, por el Departamento de Finanzas es la caída más grande de Spreadsheets.As descrito anteriormente, porque las fórmulas de las hojas de cálculo están ocultos, no es posible establecer la exactitud de estas fórmulas sin una gran cantidad de manuales de revisión. Además, como cada libro es una entidad separada, sólo porque uno libro de trabajo es la dosis correcta no significa que todos los otros libros utilizados en el modelo son correctos. Errores en hojas de cálculo son una devolución aceptada para la mayoría de los departamentos de finanzas, sin embargo, este hecho es rara vez comunicadas a users.OLAP, un technologyOLAP alternativa, o procesamiento analítico en línea es una tecnología que se denominó como tal en 1993 por el Dr. Codd que inventó el modelo de base de datos relacional. OLAP fue utilizado originalmente como una palabra de moda para diferenciarlo de OLTP (On-Line Transaction Processing). T fue sustituido por un poner de relieve la capacidad de análisis de la nueva tecnología frente a la capacidad transaccional de la base de datos relacional tecnología. Hoy en día, OLAP se usa como un término paraguas para diversas tecnologías que utilizan para caer bajo el apoyo de los términos de decisiones, inteligencia de negocios y sistemas de información ejecutiva, entre others.OLAP utiliza Dimensiones para asignar los fundamentos subyacentes de la empresa. Por ejemplo, en un gran consumo mundial de las dimensiones utilizadas típica sería la siguiente: la Unidad de Negocios: que el mapa de la estructura subyacente de la empresa, tanto por ley formar un el punto de vista jurídico, la entidad utiliza para propósitos de información financiera y de gestión para la presentación de los informes mensuales que pueden ser desde un punto de vista de las responsabilidades. Con hojas de cálculo, un punto de vista es todo lo que puede ser conseguir con un solo model.Product: que el mapa lógico composición de la oferta de productos. Esto incluiría Brands, Sub Brands, SKU, tamaño del envase, color, etc. Una vez más, la profundidad de este análisis requeriría una model.Geography gran hoja de cálculo y complejas: Esta dimensión sería el mapa de la geografía física del mundo. Se podría utilizar para cumplir con los requisitos de presentación de informes por segmentos de Información Financiera. También podría ser utilizados para identificar la moneda que se utiliza para report.Customer: Esta dimensión es de primordial importancia en el ciclo de ventas y deudores y que el mapa de los clientes que compran products.Measures: Esta es la dimensión principal donde se almacenan los datos y normalmente contienen las cuentas del libro mayor principal. También dentro de esta dimensión sería medidas de resumen para decir, las ventas totales, GP y GP%. Los datos no financieros pueden ser almacenados en esta dimensión como el recuento de la cabeza. Es posible utilizar los cálculos dentro de esta dimensión que compiten con los disponibles en spreadsheets.Period: Esta dimensión sería un mapa de todos los requisitos para la presentación de informes periódicos. Mes, Cuarto, La mitad y Years.Dimensions, una funcional tecla de función concepta de OLAP es el uso de las dimensiones que se utilizan para modelar los fundamentos subyacentes de la empresa. Las relaciones dentro de estas dimensiones son representada y manipulado de forma gráfica. Es fácil determinar lo que constituye "ventas totales", por ejemplo, o qué zonas geográficas se han incluido en "Ver la región 3 'Figura 1.Figure 1? Gráfica OLAP InterfaceAlso, estas relaciones son fácilmente manipulables. Si, por ejemplo, el grupo reestructuró de forma que Italia ahora cae en la región 3, en lugar de la Región 1, como se muestra en la Figura 1, es una cuestión de arrastrar y de abandonar este país en la región 3. Ver Figura 2. Esto hace que la gestión de los modelos desarrollados mediante la relatividad OLAP sencillo e intuitivo, en comparación con las hojas de cálculo. Además, los cambios realizados se aplican a todos los criterios datos contenidos en la base de datos OLAP. Los modelos de hojas de cálculo tendría que ser de 2 individualmente changed.Figure? Facilidad de gestión ModelsOften, hay más de una forma de representar una relación. Por ejemplo, en cifras brutas Las ganancias en el modelo anterior es impulsado tanto por el comercio interno y externo. Es posible modelo de las diferentes formas de obtener una rentabilidad bruta, como se muestra en la Figura 3. Hay relaciones también pueden ser diferentes que son impulsado por los fundamentos del negocio. Las 'relaciones alternativas' son fáciles de modelar. Por ejemplo, los países de la dimensión geográfica puede ser parte de una región, así como una zona. Véase la figura 3.Contrast esto con el situación si las hojas de cálculo se utiliza para impulsar este modelo. No sería posible considerar todos estos aspectos de forma simultánea. Lo más probable, los datos vienen en una jerarquía de las hojas de cálculo relacionado con cada la consolidación de nivel superior y resumir la información en las hojas de cálculo de nivel inferior. Las hojas de más abajo en la jerarquía se almacenará la información de las regiones geográficas más pequeñas, mientras que el nivel más alto hojas de cálculo que contiene la información consolidada de las regiones más y más hasta que la hoja de cálculo de máximo consolidar y resumir los datos completos para toda la región en la que la organización fue hojas de cálculo operating.The se desconecta, de falta de transparencia de todo el modelo y ser muy difícil para remodelar en un plazo aceptable. La capacidad de mapear visualmente y manipular las jerarquías, así que representan diferentes puntos de vista de las relaciones entre los elementos dentro de las dimensiones es una clara ventaja de OLAP.Fast, Fast, FastThis es el principio de los responsables de la mayoría de la decisión de hoy. Sin embargo, el acceso a datos e información necesaria para tomar decisiones tiende a ser celebrada en los sistemas transaccionales que la toma de decisiones de cualquiera de las dosis no tienen acceso o no entiende. Esto requiere la toma de decisiones de solicitar información a preparado por el departamento de finanzas. Hay un tiempo de retraso evidente en la vuelta de estos requests.OLAP es una tecnología que puede ser distribuido a muchos usuarios utilizando una variedad de plataformas. Como no hay una sola almacén de datos contenidos en cubos, el OLAP 'datos y la información se puede acceder por varios usuarios simultáneamente, independientemente de su location.As la dimensionalidad y las jerarquías mapa de los fundamentos de la empresa, análisis de los datos es un proceso intuitivo. No es necesario entender las causas subyacentes de los datos y que dicha información se hace comprensible y accesible a una población más grande de la empresa. Gerentes pueden responder a sus preguntas el propio análisis de datos sin solicitud formal a la Hacienda Department.Fixed Formato de Información contra perforable informes ReportsSpreadsheet se fijan los informes de formato. Ellos no pueden representar los datos lugar dentro de ellos de cualquier otra manera. Si se requiere mayor análisis, este análisis está disponible en el informe de hoja de cálculo. Cualquier nuevo análisis será necesario un nuevo informe que se requerirá además un nuevo modelo para ser desarrollados. Solicitudes de informes ad hoc para su posterior análisis y la investigación son difíciles de lograr en un entorno de hoja de cálculo. Con OLAP, ya que tanto los fundamentos del negocio subyacente y los datos se almacenan en un único almacén de datos, la capacidad de análisis de datos en modo Ad Hoc es inherente a la tecnología. Los datos en el cubo OLAP se almacena de una manera eficiente diseñado específicamente para el análisis. Por tanto, es posible análisis de los datos en los informes sobre la marcha, 'perforar' o 'hacia arriba' para los datos de base que constituye la cifra reportada. La capacidad de perforación a través de los datos comunicados incluso es posible el nivel de transacciones, la último nivel de analysis.The datos en tiempo real dreamAs pronto como un resumen de los datos se hace desde los diferentes sistemas ERP utilizados dentro de la empresa, los datos no está actualizada, ya que puede haber cambiado desde la extracción. El mayor parte del tiempo en la presentación de informes, la presupuestación y la planificación de los resultados del proceso de extracción y posterior comprobación de los datos extraídos. Hojas de cálculo no se prestan a la extracción de datos en tiempo real y cualquier capacidad de una hoja de cálculo para extraer los datos es específico de una fuente de datos en particular. Varios sistemas de ERP tiene la funcionalidad de extracción de datos en hojas de cálculo, pero esto significa que la flexibilidad de las empresas en que el ERP tiene que ser la naturaleza used.The del mercado de comercio global requiere de datos en tiempo real, el requisito de que las hojas de cálculo no a la altura de. Sin embargo, como OLAP es una tecnología de base de datos central, que es capaz de comunicarse con otras bases de datos sin fisuras, que permite que los datos se extrajeron de los sistemas de origen en la demanda. Los datos en tiempo real el sueño ya no es un sueño. Ahora es posible que informe semanal, diario, incluso cada hora exacta, información significativa accesible por una amplia gama de usuarios con escasa o ninguna comprensión de las estructuras de la sources.ConclusionsThere de datos subyacente se mantiene con una duda, un lugar para hojas de cálculo dentro de la Departamento de Finanzas. El uso de hojas de cálculo como una herramienta para la conducción de la presentación de informes, funciones de planificación y presupuestación de la empresa son, sin embargo, cuestionable. Es evidente que no se dispone de otras tecnologías que se ajusten a esta función better.There dos razones principales por las hojas de cálculo se utilizan aún hoy en día y por qué las tecnologías alternativas de captación en el departamento de finanzas se ha poor.Firstly, hay una falta de comprensión en el departamento de finanzas de las tecnologías alternativas disponibles para aportar soluciones a los problemas encontrados. Hay también una falta de entendimiento en el departamento de TI de los problemas con que tropieza en el departamento de finanzas. Un departamento no entiende el problema, el otro departamento no entiende el solution.Secondly, las justificaciones de gasto. La adquisición y aplicación de nuevas tecnologías requiere de financiamiento y los beneficios no son fácilmente cuantificables en términos financieros ni se sintió inmediatamente. La mayoría de los proyectos requieren de retorno de ganancias número duro durante el año a fin de justificar el gasto. Con los datos precisión, facilidad de análisis y uso, así como la puntualidad son las principales ventajas de OLAP, a menudo es difícil de justificar spend.The la mayoría de las empresas de clase mundial a día de hoy han abrazado OLAP como una tecnología clave en la entrega de información a los tomadores de decisiones. La principal cuestión que deben plantearse no es si las hojas de cálculo debe seguir siendo la principal plataforma de presentación de informes, presupuestos y previsiones. En cambio, las empresas deben pedir ventaja competitiva a sí mismos cuánto están dispuestos a perder a través del uso de la información inexacta, obsoleta e información inflexible antes de tecnologías alternativas son investigated.Shaun Stoltz es la Administración de Director de Datos C Ltd, una estrategia de sistemas de financiación de Consultoría. Él puede ser contactado en shaun@data-c.com o www.istrat.co.inAbout www.inkorus.com ceo@inkorus.com.www.gemolap.com El AuthorHaving servido sus artículos en Business Assurance con PricewaterhouseCoopers, Shaun fue identificado y capacitado como Auditor de Sistemas de Información Informatizado, donde inició su viaje de conocimiento en tecnología. A lo largo de su carrera, Shaun ha tenido
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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