Guardando su lista que envía limpie y eficiente
Su lista que envía conserva su valor lo más mejor posible si se mantiene limpia y eficiente. Este informe primero hablará de porqué usted debe mantener su lista de este modo. Entonces, los procedimientos que usted puede seguir para poner al día el correo y la información de la base de datos asociada a los nombres en usted lista será discutida.
La IMPORTANCIA De MANTENER Una LISTA LIMPIA Y EFICIENTE
¿Qué hace una lista limpia y eficiente? Las listas son limpias y eficientes cuando son: * exacto. * corriente (actualizada). * tan libremente de nombres duplicados como sea posible. * mantenido con datos completos. El guardar enumera limpio y eficiente requiere un esfuerzo constante. La lista que envía media comienza a salir de fecha tan pronto como se compile. Los estudios de la industria han demostrado que la lista media del consumidor cambia aproximadamente 20 por ciento al año. Las listas del negocio cambian un pedacito más lentamente: cerca de 18 por ciento al año. Pero los nombres individuales dentro de un negocio pueden cambiar mucho más con frecuencia. La fuente de la lista se determinará a menudo cómo es con frecuencia actualizada.
En el mejor de los casos, las listas compiladas de amarillo o los white pages serán solamente tan actualizados como tres a seis meses antes del horario de la publicación del directorio. Éste es generalmente sobre una base anual pero puede ser una vez cada dos o aún tres años. Las listas del comprador del pedido por correo podrían tener un grado más alto de exactitud porque la parte del negocio normal está manteniendo la información correcta sobre clientes.
No asuma que una lista está limpia apenas porque usted la compró de un dueño del negocio del compañero. La mayoría de las mejores listas guardadas se componen de los compradores del pedido por correo, esas listas del comprador que se mantengan mal representen algunas de las listas peores. Intente siempre ver y probar una porción de la lista antes de usted enviarla en total.
Porque las listas que envían cambian tan rápidamente, es importante destinar los recursos necesarios para mantener sus propias listas actuales y correctas. Las listas que no se mantienen correctamente pueden ser dañosas y costosas a su negocio u organización de varias maneras. Por ejemplo:
1. Usted está perdiendo franqueo y está imprimiendo dólares si los correos se tratan incorrectamente o si hay nombres duplicados en su archivo o si se han movido. 2. La información de la base de datos no es corriente guardada, usted puede no enviar tan eficientemente como usted podría ser. 3. Usted puede ser perdidoso hacia fuera en negocio potencial si usted no puede conseguir confiablemente los pedazos que envían a las audiencias de blanco debido a las direcciones anticuadas o de otra manera incorrectas. 4. Usted está dañando su imagen con sus clientes. Los faltas de ortografía y la información anticuada reflejan mal en la organización - si el correo alcanza su destinación. 5. Los nombres duplicados pueden conducirle a minimisar la tasa de respuesta. La respuesta que usted consigue realmente puede estar mucho mejor que los números demuestran. Esto puede tener un efecto en planes que envían del futuro puesto que usted cree que la respuesta que usted está consiguiendo es mucho más baja que él está realmente.
La llave a mantener una lista limpia y eficiente es establecer los procedimientos para realizar cambios del diario a su lista. Desarrolle un programa de actualización cuidadosamente planeado, de cerca seguido, regular. En las secciones siguientes, discutiremos las ideas para setting-up un sistema de puesta al día diario, entonces damos los pasos que se deben incluir en cualquier programa de supervisión regular.
MANTENIENDO SU LISTA De la CASA EXACTA Y UP-TO-DATE SOBRE BASE CONTINUA De A
Establecer un sistema de puesta al día en curso es la manera más eficaz de permanecer encima de cambios a la lista que envía del cliente. Los clientes son su más fáciles, la mayoría de la fuente confiable para guardar una corriente de la lista del cliente continuamente. Aliste su cooperación incluyendo una petición la información actualizada con cada correo enviado. Aquí están algunas maneras posibles de hacer la petición:
1. Si usted utiliza una forma de orden con una etiqueta puesta, solicite que los clientes cambien cualquier información incorrecta. 2. Si usted proporciona un sobre de vuelta que incluya el espacio para que el recipiente escriba en un remite, debajo de estas líneas proporcione una "llave" que indica que la información de la dirección debe ser actualizada. La llave podía parecer esto: [ ] compruebe aquí si esto es una nueva dirección. Registre y mantenga cada transacción con un cliente de modo que usted pueda guardar el recency importante, la frecuencia, y la corriente monetaria de los datos del valor para cada cliente.
Hay otros campos de la base de datos que pueden cambiar con frecuencia o con cada transacción. Estos campos se deben incorporar en cualquier sistema que usted desarrollara para la puesta al día continua del list/database que enviaba. Si componen a la audiencia de individuos de negocios, aquí están algunos campos que usted deseará supervisar y ponerse al día sobre una base regular:
* Código De Estado Del Crédito: Este código se basa en la historia de pago del cliente. Cada vez que cliente orden, información alrededor cuánto tiempo él lleva la paga, y cómo él paga se genera. Estos datos se deben utilizar para poner al día su cuenta. Los códigos de estado del crédito se deben también evaluar y poner al día sobre una base mensual. * Los Artículos Ordenaron: Guardando esta ayuda actual de la voluntad de la información destape las oportunidades donde usted puede poder vender productos relacionados o fuentes a ese cliente. Esta información puede ser actualizada sobre una base mensual. * Fecha de la orden pasada: Esta información se utiliza para el recency y los cálculos monetarios del valor. Puede ser actualizada sobre una base mensual o trimestral. * Nombre y dirección: Esta información se debe verificar y en ese entonces puestas al día las pedidos de un cliente. * Título o nombre del contacto: Esta información se debe verificar y poner al día a la hora de orden. * Fecha del contacto pasado: Este campo debe ser actualizado a la hora de contacto - o la fecha pasada este nombre fue enviado o la fecha pasada una llamada de ventas fue hecha. Si usted está manteniendo esta información sobre un microordenador, mucha de esta información podría ser puesta al día automáticamente.
REVISIONES PERIÓDICAS DE SU LISTA DE LA CASA
Además de realizar cambios en curso como necesario a los expedientes individuales en su lista, usted debe periódicamente repasar la lista o las porciones entera de ella y realizar todos cambios necesarios para poner al día y para corregir su lista. Debajo está una variedad de métodos a considerar el incluir en su programa regular de la "lista-limpieza": 1. Una vez más sus clientes son su mejor fuente para verificar cambios a su lista o base de datos. Por ejemplo: * Usted puede desear enviar un correo que tenga el propósito único de poner al día y de corregir la lista. El correo podía consistir en una tarjeta de contestación de negocio con una etiqueta de dirección puesta a él. Debajo de la etiqueta, inserte las cajas de cheque tales como: [ ] ponga al día por favor mi cuenta según lo observado en el destinatario de la etiqueta [ ] no más de largo aquí. Quite por favor el nombre de la lista. * Usted puede también desear conducir una encuesta sobre el correo o el teléfono (dependiendo del tamaño de la lista), para poner al día la información demográfica sobre las audiencias. el servicio postal de 2.The ESTADOS UNIDOS proporciona varios programas que su organización pueda utilizar para limpiar periódicamente la lista. Entre en contacto con su postmaster local para los detalles completos.
ELIMINACIÓN DE LOS DUPLICADOS
Además de mantener la lista que envía correcta y actualizada, cerciórese de que está tan libremente de nombres duplicados como sea posible. Esto implicó dos pasos: 1. Quitar nombres duplicados de su lista del cliente. 2. Eliminando nombres duplicados entre y entre el cliente, la perspectiva, o las listas sospechadas que usted utiliza. Las técnicas quitaban nombres duplicados de su lista de la casa dependen en gran parte del tamaño de la lista y cómo se mantiene: * Si la lista es bastante pequeña, usted puede coger muchos duplicados clasificando la lista en código postal u orden alfabético y "calculándola visualmente" * si la lista se almacena en un microordenador, usted puede clasificarlo por uno variable y después utilizar el acercamiento del globo ocular para manchar los duplicados. Las variables posibles para pedir la lista incluyen el nombre pasado, el nombre de compañía, la dirección o el número de teléfono. * Para las listas grandes de más de 10.000 nombres, usted puede desear considerar el emplear de una oficina de servicio informático "de-de-dupe" (elimine el duplicado de) la lista usando uno de sus programas específicamente diseñados del software. Si usted está alquilando listas, y su propia lista se automatiza, pregunta que la oficina de servicio realiza "para poseer una eliminación al cliente" como parte de su servicio. Los nombres de las oficinas de servicio en su área se pueden obtener de la asociación de la comercialización directa. Además de nombres duplicados que quitan dentro de su lista de la casa, empareje esta lista contra cualquier lista exterior que usted utilice. El término popular para esto es "merge/purge" que significa emparejar dos o más listas que envían (generalmente por medios electrónicos) para quitar la duplicación y para cerciorarse de que cada nombre recibe solamente uno que envía.
Básicamente, merge/purge se logra con uso de un código del fósforo. Los códigos del fósforo pueden tomar la forma de muchas diversas combinaciones. Algunos códigos del fósforo eliminan todas las vocales en el nombre y la dirección, mientras que otros toman ciertos caracteres de ciertos campos. El código del fósforo se compone de los mismos caracteres para cada nombre en las listas, e identifica completamente y únicamente ese nombre. Cuando las listas se emparejan cara a cara, los códigos duplicados del fósforo indican que el mismo nombre existe en más de una lista.
Cuando usted emplea una firma para funcionar un merge/purge, el intento a descubre cómo él identifica los duplicados, y si usted puede, instalar una prueba con más de una oficina de servicio a descubra que programa quepa lo más mejor posible sus necesidades.
Otro concepto para considerar contra cuando intenta identificar los duplicados es "overkill". "underkill." Si el código del fósforo incluye también muchos caracteres, los duplicados posibles no serán cogidos. Esto se llama underkill. Por otra parte, si el código del fósforo es demasiado flojo, los nombres que no son los duplicados serán reconocidos como duplicados (overkill).
Encontrar los duplicados es realmente un arte. ¿Cómo usted coge un fósforo de un individuo donde una lista dice que él vive en 7mo St. 505, y otro lo tiene el vivir en el St. del séptimo 505? ¿Peor uniforme, es Jean Smith, a que vive en el St. de 510 cañerías la misma persona que el Jane Smith que vive en el St. de 501 cañerías? Cómo usted contesta depende encendido si usted prefiere overkill o underkill.
Es un problema más grande al funcionar un merge/purge para los negocios. Usted tiene que no sólo preocuparse de campos del nombre y de dirección, sino que ahora usted puede necesitar encontrar fósforos con nombres de negocio y títulos individuales. La llave aquí es determinarse encima de frente cuántos nombres por la firma usted desea enviar.
La llave a merge/purge acertado es supervisión cercana. Mire el proceso de comenzar a terminar. Tenga instrucciones escritas cuidadosas, y cerciórese de que están realizados.
Copyright 2004 de DeAnna Spencer
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